Każda firma, która zatrudnia pracowników ma sporo obowiązków z tym związanych. Trzeba zająć się kwestią wypłaty wynagrodzeń, zapłacenia niezbędnych składek czy rozliczenia urlopów i chorób. Z uwagi na to, że przepisy w tym obszarze nie należą do najłatwiejszych, to wszystkim muszą się zajmować osoby mające odpowiednią wiedzę i kompetencje. Można zatem je zatrudnić w swojej firmie, a można też naliczanie wynagrodzeń i obsługę kadr zlecić zewnętrznemu podmiotowi, outsourcing zaczyna się w ostatnich latach cieszyć coraz większą popularnością. Takie rozwiązanie ma szereg zalet, dlatego też właściciele małych i dużych firm chętnie po niego sięgają.
Korzyści finansowe
Bez wątpienia największą zaletą przekazania spraw kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie są oszczędności. Przeważnie oba te obszary są realizowane wspólnie przez te same osoby, dlatego też z reguły się ich nie rozdziela. Tyle, że ich realizacja pochłania sporo wydatków, związanych zarówno z samym opłaceniem specjalistów, jak też zapewnieniem im miejsca do pracy. Trzeba przecież zorganizować biurko, krzesło i komputer czy też zakupić niezbędne oprogramowanie. W przypadku współpracy z firmą oferującą usługi outsourcingu wszystkich tych spraw po prostu można się pozbyć, gdyż odpowiedzialność za nie będzie spoczywać na usługobiorcy. Porównując wszystkie wydatki z jedną fakturą na miesiąc często się okazuje, że naliczanie wynagrodzeń przekazane na zewnątrz to oszczędność nawet kilkudziesięciu procent. Firmy oferujące takie usługi koszty stałe dzielą na wielu swoich klientów, dlatego też ich wynagrodzenie może być na tak konkurencyjnym poziomie.
Wydajność i wiedza
Przepisy płacowe nie dość że same w sobie są skomplikowane, to dodatkowo bardzo szybko się zmieniają. Jeśli się zatrudnia pracowników do naliczania wynagrodzeń i prowadzenia spraw kadrowych, to istnieje ryzyko, że przeoczy się jakieś zmiany. W przypadku outsourcingu takie ryzyko jest znacznie mniejsze, dodatkowo dostaje się znacznie lepszą, sprawniejszą obsługę. Podpisując umowę oczekuje się wykonywania określonych czynności w określonym czasie. Tak naprawdę przedsiębiorcy nie będzie interesowało, kto i w jakim trybie zadania zrobi – po prostu mają być one zakończone. Przy własnych pracownikach jest zupełnie inaczej – urlop czy nieplanowana choroba mogą skutecznie popsuć cały plan i spowodować konieczność awaryjnych działań. Warto też wspomnieć o tym, że firmy oferujące świadczenie usług kadrowych i płacowych przeważnie dysponują specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem, zyskanymi przy pracy z wieloma klientami. Dodatkowo stale inwestują w podnoszenie kwalifikacji swoich specjalistów oraz w nowoczesne technologie i rozwiązania informatyczne.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo
Jak już było wspomniane, tematy płacowe są dość skomplikowane, a tym samym istnieje ryzyko popełnienia jakiś pomyłek. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia osoby do realizacji tych zadań, to on ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości, w niektórych przypadkach nawet finansową i karną. W przypadku przekazania płac na zewnątrz odpowiedzialność dzielona jest na dwa podmioty. Wprawdzie właściciel firmy w dalszym ciągu w wielu kwestiach będzie musiał ponosić koszty nieprawidłowych decyzji, na przykład niewłaściwego wyliczenia wynagrodzeń czy nieścisłości w składkach, ale jednocześnie może żądać od firmy, która się tym zajmowała odszkodowania. Najczęściej jest to realizowane z polisy OC, którą firmy świadczące usługi kadrowo-płacowe przeważnie posiadają. Trzeba też mieć na uwadze to, że ryzyko takich pomyłek jest niewielkie, znacznie mniejsze niż przy swoich pracownikach. Firmy outsourcingowe dysponują bowiem doświadczoną, będącą na bieżąco z przepisami kadra, a także stosują liczne procedury chroniące przed błędami.
Źródło: MDDP Outsourcing – Biuro rachunkowe Warszawa
